Rabu, 18 November 2015

Pemerintah Kabupaten Puncak melalui Bagian Organisasi dan Tata laksana (Ortal) Setda Kabupaten Puncak bekerjasama dengan Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur Setda Provinsi Papua melaksanakan kegiatan Sosialisasi Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah, Rabu, 18 November 2015 di Aula Negelar, Ilaga.

Hadir dalam pembukaan sosialisasi diantaranya Bupati Puncak, Willem  Wandik, SE, M.Si, Wakil Bupati (Wabup) Puncak, RepinusTelenggeng, S.Pd, anggota DPRD Kabupaten Puncak, Asisten, staf ahli, pimpinan SKPD, perwakilan TNI, Polri, Kepala-Kepala Bagian, peserta sekitar 34 orang yang berasal dari Sekretariat DPRD, Sekretariat Daerah, Inspektorat, dinas, badan, kantor, distrik panitia dan tamu undangan lainnya.

Kegiatan tersebut secara resmi dibuka Bupati Puncak, Willem Wandik, SE, M.Si ditandai pemukulan tifa dan penyematan tanda peserta kepada dua orang perwakilan peserta. Narasumber kegiatan adalah Kabag Ketatalaksanaan Pada Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur Setda Provinsi Papua, Linda Stelda Onibala, S.Sos

Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Kegiatan tersebut bertujuan untuk memberikan pengetahuan dalam rangka memperoleh kesamaan, pengertian, bahasa, penafsiran bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) serta memberikan pengetahuan dasar tentang Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan Negara di bidang Tata Naskah Dinas dan serta budaya organisasinya agar mampu melaksanakan tugas sebagai pelayan masyarakat yang profesional.

​

Lewat kesempatan tersebut, Ketua Panitia yang juga Kabag Ortal Setda Puncak, Karlos Murib, S.IP menyampaikan bahwa dasar hukum penyelenggaraan kegiatan sosialisasi adalah UU No 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah  Daerah, UU No 21 Tahun 2001 tentang Otonomi Khusus bagi Provinsi Papua, PP No 79 Tahun 2005 Pedomandan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah, PP No 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat  Daerah, PP No 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, Permendagri No 1 Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah, Perbub Puncak No 1 Tahun 2008  tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Perangkat Daerah.

Dimana sasaran kegiatan adalah menunjang kelancaran komunikasi tertulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian naskah dinas bagi ASN di lingkungan Pemkab Puncak secara efektif dan efisien.  Mengurangi tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan dan beberapa sasaran lainnya. Dan Materi sosialisasi ini berpedoman pada Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 dan petunjuk teknis pelaksanaan sesuai dengan Tata  Naskah Dinas Provinsi Papua.

Sementara itu, Bupati Wandik menyampaikan bahwa sosialisasi Tata Naskah Dinas merupakan agenda penting dan strategis di bidang ketata laksanaan dalam rangka melaksanakan reformasi birokrasi demi  terwujudnya pemerintahan yang baik (Good Governance). Menurutnya, sosialisasi Tata Naskah Dinas memiliki arti yang penting untuk memberikan acuan umum sistem pengelolaan Tata  Naskah Dinas dan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis sehingga berhasil guna dan berdaya guna.

Ia juga menyampaikan bahwa Tata Naskah Dinas mempunyai sasaran untuk memperoleh kesamaan, pengertian, bahasa, penafsiran di lingkungan Pemkab Puncak. Mewujudkan keterpaduan pola tindak Tata Naskah Dinasantar komponen di lingkungan Pemkab Puncak. Menunjang kelancaran komunikasi tertulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian naskah dinas serta meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas umum pemerintah.

Ini hal yang sangat penting, ini adalah hal yang sangat mendasar kalau ini dilakukan maka staf akan berdaya guna dan berkreasi. Sistem komunikasi dalam hal tertulis, kadang-kadang dianggap sepele, tapi menjadi masalah baik menyangkut hukum maupun etika antara pimpinan dan bawahan,îkatanya.

Kalau hal tersebut tidak dilakukan, maka disitulah muncul ketidak percayaan antara staf dan bawahan. Dirinya berharap materi yang disampaikan dapat bermanfaat dan dapat menjadi pedoman bagi dinas, badan, kantor, bagian untuk dilaksanakan sehingga proses surat menyurat berjalan sesuai mekanisme yang ada. Ia juga berharap kegiatan seperti itu tidak hanya sampai disitu saja, namun terus berkesinambungan kedepan.

Bagian Ortal kedepan harus punya program yang bagus, yang jitu sehingga pemerintahan bisa berjalan dengan baik kedepan. Kita adalah daerah baru, jadi ini saat yang saya tunggu-tunggu bagaimana supaya Tata Naskah Dinas ini disesuaikan dengan Permendagri yang ada, agar bisa diaplikasian di kantor-kantor. Dikesempatan yang sama, Ibu Linda selaku narasumber menyampaikan bahwa maksud dan tujuan dari Tata Naskah Dinas adalah memberikan acuan umum sistem pengelolaan Tata Naskah Dinas serta acuan pembuatan petunjuk teknis.  Sementara tujuannya adalah menciptakan kelancaran komunikasi tertulis sehingga berhasil guna dan berdaya guna.

Ada beberapa asas Tata Naskah Dinas yakni efektif dan efisien, pembakuan, akuntabilitas, keterkaitan, kecepatan dan ketepatan dan keamanan. Ia juga menyampaikan bahwa penyelenggaraan naskah dinas meliputi pengelolaan surat masuk, surat keluar, tingkat keamanan, kecepatan proses, penggunaan kertas surat, pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran serta warna dan kualitas kertas.

Dikatakannya, ada dua jenis naskah dinas yakni naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum, naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat. Lanjut dia, Tata Naskah Dinas sangatlah penting diketahui lantaran banyak pejabat publik ketika terjadi resiko hukum terhambat, karena masalah administrasi. Sering terjadi masalah hukum karenamasalah kecil. Jangan sampai hal-hal seperti ini terulang. Saya mengajak kita semua untuk membuat keserasian Tata Naskah Dinas  di Kabupaten Puncak, supaya semua berjalan efektif dan efisien. (Meli/Infokom Setda Kab.Puncak)